Výber CRM
Ako vybrať CRM pre malú firmu: praktický kontrolný zoznam
Na ukážku CRM si prineste jeden skutočný obchodný prípad. Kontakt, posledný dopyt, rozpracovanú ponuku a úlohu, ktorú má niekto dokončiť. Na tomto príklade zistíte viac než z dlhého zoznamu funkcií.
Najprv si opíšte, ako práca prechádza firmou
Spíšte si, odkiaľ zákazníci prichádzajú a kto reaguje ako prvý. Potom zaznamenajte, kde vzniká cenová ponuka, kto ju kontroluje a čo sa deje po jej prijatí. Pri každom kroku pomenujte človeka, vstupné podklady a očakávaný výstup.
Pre servisnú firmu môže byť postup jednoduchý: prijatie požiadavky, doplnenie fotografií zariadenia, príprava ponuky, rozhodnutie zákazníka a dohodnutie návštevy. CRM by malo tento sled vedieť zobraziť tak, aby mu rozumel aj kolega, ktorý prípad preberá.
Ak vaša hlavná potreba spočíva v účtovníctve alebo plánovaní výroby, preverujte tieto oblasti samostatne. Evidencia zákazníkov sama osebe nepotvrdzuje, že systém pokryje všetky procesy firmy.
Na ukážke nechajte dodávateľa dokončiť celý prípad
Požiadajte o založenie kontaktu, priradenie dopytu a vytvorenie konkrétnej ponuky. Sledujte, či sa údaje opakovane prepisujú a či sa ku kontaktu viete vrátiť aj z ponuky alebo úlohy.
Následne nechajte zodpovednosť presunúť na kolegu. Musí byť zrejmé, čo má urobiť, dokedy a kde nájde podklady. Pri zamietnutej ponuke skúste aj opačný scenár: ako sa zaznamená dôvod a čo sa stane s otvorenými úlohami.
- Kde vidím všetky otvorené dopyty konkrétneho zákazníka?
- Ako vytvorím a skontrolujem cenovú ponuku v PDF?
- Rozlišuje systém prijatie ponuky od uzavretia dopytu?
- Ako nájdem prípady bez zodpovednej osoby alebo po termíne?
- Čo uvidí kolega s obmedzeným prístupom?
Vyskúšajte roly, históriu a export
Ukážka z účtu správcu neukazuje každodennú skúsenosť bežného člena tímu. Požiadajte aj o pohľad používateľa, ktorý môže iba čítať, a kolegu, ktorý spracúva dopyty. Skontrolujte, ako sa prideľujú prístupy a odoberá členstvo.
Pri dôležitom zázname si otvorte históriu. Zmena stavu, poznámka a aktuálna verzia údajov majú byť rozlíšiteľné. Potom skúste export a pozrite sa na jeho obsah. Tlačidlo Export ešte nehovorí, či dostanete aj súvisiace údaje a prílohy.
Pred importom si s dodávateľom dohodnite formát, povinné polia a spôsob riešenia duplicít. Najprv preneste malú vzorku a skontrolujte ju s človekom, ktorý údaje používa.
Porovnávajte celkové náklady pri rovnakej zostave
Mesačná cena môže byť za používateľa, za firmu alebo za konkrétny modul. Do porovnania zahrňte zavedenie, presun údajov, školenie, podporu a vyššie kapacity. Pri AI sa opýtajte aj na spotrebu a správanie po vyčerpaní dohodnutého limitu.
Zapíšte si rovnaký scenár pre každého dodávateľa: napríklad päť členov, spoločná evidencia zákazníkov, dopyty, PDF ponuky a rezervácie. Takto porovnávate cenu za prácu, ktorú potrebujete vykonať.
| Oblasť | Čo si potvrdiť |
|---|---|
| Predplatné | Cena za firmu alebo používateľa, zahrnuté moduly a DPH |
| Zavedenie | Nastavenie, import a zaškolenie tímu |
| Kapacity | Počet členov, záznamov a priestor na súbory |
| Prepojenia | Samostatné povolenia, nastavenie a prevádzka |
| Ukončenie | Rozsah exportu a postup odovzdania údajov |
Dohodnite si, čo overíte v prvom týždni
Vyberte jedného zodpovedného človeka a malú skupinu používateľov. Dohodnite pomenovanie stavov a pravidlo, že každý otvorený dopyt má vlastníka a ďalší krok. Po týždni prejdite konkrétne prípady a upravte, čo tím zbytočne obchádza.
Pri ukážke FlowMatic prejdeme kontakt, dopyt, cenovú ponuku a nadväzujúcu úlohu v jednom firemnom priestore. Rezervácie a ďalšie rozšírenia vyberieme podľa vášho procesu. Cenu zavedenia, kapacity a podmienky aktivácie si potvrdíme pred spustením.
