Kvalita údajov
Ako odstrániť duplicity v kontaktoch pred importom do CRM
Duplicity v kontaktoch odstraňujte na pracovnej kópii údajov a až po porovnaní súvislostí. Dva rovnaké názvy nemusia znamenať tú istú firmu a jeden spoločný e-mail môže používať viac ľudí. Pred importom do CRM si určte, ktorý záznam zostane hlavný a čo sa musí zachovať.
1. Odložte pôvodné súbory a určte hlavný zdroj
Zozbierajte zoznamy, z ktorých tím skutočne pracuje: zdieľanú tabuľku, kontakty obchodníkov a prípadný export zo staršieho systému. Pri každom si poznačte dátum získania a človeka, ktorý vysvetlí jeho stĺpce. Samotný najnovší dátum súboru ešte nepreukazuje, že obsahuje najpresnejšie údaje.
Pôvodné súbory ponechajte bez úprav. Čistenie robte v kópii a každému pôvodnému riadku priraďte pomocný identifikátor. Ak sa neskôr ukáže nesprávne spojenie, budete vedieť dohľadať obe pôvodné položky. Vyberte jedného človeka, ktorý rozhoduje o nejasných zhodách.
2. Zjednoťte zápis pred hľadaním zhôd
Odstráňte nadbytočné medzery a rozlíšte názov firmy od mena kontaktnej osoby. Telefón ukladajte v dohodnutom formáte vrátane predvoľby; pôvodný zápis si pri nejasnostiach ponechajte bokom. Adresu rozdeľte na polia, ktoré bude cieľový systém očakávať.
Nemeňte automaticky význam údajov. Prázdne telefónne číslo nenahrádzajte nulou a neodhadujte chýbajúci e-mail podľa mena. Pri skratke názvu alebo starej adrese pomôže kontrola človekom, ktorý zákazníka pozná. Označenie „neoverené“ je pri príprave užitočnejšie než presvedčivo vyzerajúci odhad.
| Údaj | Čo môže naznačovať zhodu | Na čo si dať pozor |
|---|---|---|
| Rovnaká adresa po odstránení medzier | Spoločná schránka môže patriť viacerým osobám | |
| Telefón | Rovnaké číslo v jednotnom formáte | Ústredňa alebo spoločné číslo prevádzky |
| Firma | Názov spolu s ďalším identifikátorom | Pobočky a firmy s podobným názvom |
| Kontaktná osoba | Meno v spojení s firmou a kontaktom | Menovci a presun človeka do inej firmy |
3. Najprv vytvorte zoznam kandidátov na spojenie
Začnite zhodami, ktoré sa dajú ľahko skontrolovať, napríklad rovnakým e-mailom a firmou. Potom prejdite podobné názvy a rôzne zápisy telefónov. Nechajte si tri výsledky kontroly: rovnaký kontakt, odlišný kontakt a potrebné doplnenie informácií.
Ilustračný príklad: „Jana, Sever servis“ a „Jana Nováková, Sever servis“ môžu označovať tú istú osobu. Pred spojením porovnajte e-mail, telefón a otvorené prípady. Ak druhý záznam obsahuje poznámku o inej pobočke, zistite, či ide o druhú rolu tej istej osoby alebo o samostatný kontakt.
4. Zachovajte históriu, vlastníka aj rozpracované prípady
Hlavný záznam vyberajte podľa kvality a väzieb. Kontakt s aktuálnym telefónom môže mať menej histórie než starší záznam. Spíšte, ktoré polia preberáte, ktoré si odporujú a kde ostávajú súvisiace dopyty, ponuky či prílohy. Pôvod staršej poznámky má byť dohľadateľný.
Pred hromadným importom sa s dodávateľom dohodnite, ako systém pracuje s existujúcimi kontaktmi. Rovnaký e-mail môže vyvolať aktualizáciu, preskočenie alebo nový záznam podľa konkrétneho importu. Funkciu automatického spájania nepredpokladajte bez vyskúšania.
- Vyberte hlavný kontakt a skontrolujte jeho vlastníka.
- Preneste overené údaje a zachovajte dôležité poznámky.
- Skontrolujte väzby na otvorené dopyty a ponuky.
- Zaznamenajte, z ktorých pôvodných riadkov záznam vznikol.
5. Overte malú vzorku a dohodnite pravidlo pre nové kontakty
Do skúšky zahrňte bežný kontakt, firmu s viacerými osobami, chýbajúce údaje aj dvojicu, ktorú ste spojili. Po importe overte vyhľadávanie, diakritiku, priradenie polí a súvisiacu prácu. Až potom prenášajte zostávajúci zoznam.
Dohodnite jednoduchý návyk: pred založením kontaktu sa vyhľadá firma, e-mail alebo telefón. Raz za čas prejdite nejasné záznamy s ich vlastníkmi. Pri ukážke FlowMatic si môžete overiť prácu s kontaktom a nadväzujúcim dopytom; rozsah importu a riešenie duplicít si potvrďte samostatne.
