Dopyty a ponuky
Ako nastaviť spracovanie dopytu od prijatia po cenovú ponuku
Zákazník napíše, že potrebuje servis klimatizácie. Pošle jednu fotografiu a pýta sa na cenu. Na tomto fiktívnom príklade prejdeme, čo zaznamenať, komu dopyt prideliť a kedy sa z ponuky stáva dohodnutá práca.
1. Priraďte dopyt ku kontaktu a určte zodpovednosť
Najprv skontrolujte, či zákazníka už evidujete. Nový dopyt priraďte k existujúcemu kontaktu alebo vytvorte nový. Zaznamenajte, s čím potrebuje pomôcť a akým spôsobom ho môže kolega kontaktovať.
Určte jedného zodpovedného človeka. Ďalší kolegovia môžu spolupracovať, ale musí byť jasné, kto postráži odpoveď. Založte konkrétnu úlohu, napríklad „Overiť typ zariadenia a zavolať zákazníkovi“, s primeraným termínom.
- Zákazník a kontaktná osoba
- Opis požiadavky a miesto realizácie, ak je potrebné
- Prijaté fotografie alebo iné podklady
- Zodpovedný člen tímu
- Najbližší krok a jeho termín
2. Doplňte informácie potrebné na cenu
Pri klimatizácii môže byť podstatný typ zariadenia, počet jednotiek a opis problému. Technik si vyžiada chýbajúce podklady alebo obhliadku. Dopyt zostáva vo fáze dopĺňania, kým neviete pripraviť zrozumiteľný rozsah práce.
Rozlišujte medzi internou poznámkou a komunikáciou zákazníkovi. Poznámka môže vysvetľovať, čo má preveriť kolega. Správa zákazníkovi má obsahovať konkrétne otázky a spôsob, ako podklady doplní. Pri práci s Gmailom treba najprv pripojiť účet a nastaviť povolenia.
3. Pripravte a skontrolujte cenovú ponuku
Ponuku vytvorte pri príslušnom dopyte, aby zostal zachovaný zákazník aj zadanie. Rozdeľte cenu na zrozumiteľné položky. Uveďte množstvá, jednotkové ceny, príslušnú sadzbu DPH a prípadné podmienky, ktoré ovplyvňujú rozsah.
Pred odoslaním skontrolujte kontaktné údaje, položky a výsledné PDF. Interné schválenie znamená, že firma považuje dokument za pripravený. Vytvorené PDF ešte samo osebe nepreukazuje, že zákazník ponuku dostal alebo prijal.
Ak zákazník žiada úpravu, pracujte s konkrétnou revíziou. Kolega musí vedieť, ktoré znenie sa prerokúva. Po zmene ceny alebo rozsahu znovu skontrolujte výsledný dokument.
4. Zaznamenajte rozhodnutie zákazníka oddelene od fázy dopytu
Zákazník môže ponuku prijať telefonicky alebo e-mailom. Pri zázname výsledku uveďte spôsob komunikácie, dátum a podstatnú poznámku. Ak odpoveď prišla cez zákaznícky odkaz, overte jej súvislosť s prípadom podľa vášho interného postupu.
Vo FlowMatic je výsledok cenovej ponuky samostatný krok. Správca následne potvrdzuje príslušnú zmenu fázy dopytu. Tím tak rozlišuje prijatú ponuku od stavu, ktorý už bol vo firemnej evidencii uzavretý.
Pri neúspešnom prípade zaznamenajte dôvod, ak ho poznáte. V reporte sa potom opierate o evidované výsledky a dátumy uzavretia. Prijatá ponuka zároveň neznamená prijatú platbu; úhrady sa sledujú samostatne.
5. Pripravte vykonanie práce a skontrolujte otvorené úlohy
Po potvrdení ďalšieho postupu vytvorte úlohu pre konkrétneho kolegu. Pri servisnej návšteve môže obsahovať kontakt, odkaz na dopyt a dohodnutý rozsah. Ak používate rezervácie, termín určte podľa nastavenej dostupnosti pracovníka a služby.
Prejdite staršie úlohy pri prípade. Výzva na doplnenie fotografie už nemusí byť aktuálna, keď sa dohodol servis. Dokončenie alebo zmenu zodpovednosti zapíšte výslovne, aby ďalší človek nepracoval so zastaraným pokynom.
Raz týždenne prejdite prípady bez ďalšieho kroku
Vyhraďte krátky spoločný prehľad otvorených dopytov. Pri každom si overte vlastníka, poslednú podstatnú zmenu a najbližšiu úlohu. Ak nemá zmysel pokračovať, zaznamenajte výsledok namiesto ponechania prípadu v otvorenej pipeline.
Na osobnej ukážke FlowMatic si tento postup prejdeme s údajmi podobnými vašej firme. Základ CRM zahŕňa dopyty, cenové ponuky s PDF a úlohy. Rezervácie, Gmail a ďalšie prepojenia vyžadujú dohodnutú zostavu a nastavenie.
