Riadenie obchodu
Fázy obchodnej pipeline: nastavte jasný ďalší krok pri dopyte
Fáza obchodnej pipeline má vysvetliť, čo o dopyte už viete a čo treba urobiť ďalej. Začnite malým počtom zrozumiteľných stavov a ku každému určte podmienku presunu. Tím potom rozlišuje rozpracovanú ponuku, čakanie na odpoveď a skutočne uzavretý prípad.
Pipeline zobrazuje obchodný postup vášho tímu
Obchodná pipeline je prehľad prípadov rozdelených podľa fázy spracovania. Každá karta má predstavovať konkrétny dopyt, nie všeobecnú firmu, s ktorou možno niekedy budete spolupracovať. Jeden zákazník preto môže mať viac prípadov v rôznych fázach.
Pri názvoch vychádzajte z práce, ktorú tím vykonáva. Slovo „rozpracované“ má malú výpovednú hodnotu, ak pod ním niekto rozumie chýbajúce zadanie a iný už hotovú ponuku. Najprv si spoločný význam stavov zapíšte a vyskúšajte na niekoľkých existujúcich dopytoch.
Príklad piatich otvorených fáz pre malú firmu
Nasledujúca tabuľka je pracovný návrh, ktorý si môžete prispôsobiť. Predstavte si firmu pripravujúcu servis alebo montáž. Potrebuje prevziať požiadavku, doplniť zadanie, naceniť prácu a získať rozhodnutie. Výsledné uzavretie eviduje oddelene.
| Fáza | Čo o prípade vieme | Podmienka ďalšieho kroku |
|---|---|---|
| Nový dopyt | Máme kontakt a stručnú požiadavku | Konkrétny človek prevezme spracovanie |
| Doplnenie zadania | Vieme, ktoré podklady chýbajú | Máme rozsah potrebný na nacenenie |
| Príprava ponuky | Pripravujú sa položky a podmienky | Ponuka prešla dohodnutou kontrolou |
| Ponuka odoslaná | Poznáme verziu, adresáta a dátum | Získame odpoveď alebo naplánujeme kontakt |
| Dohodnutie realizácie | Máme potvrdený ďalší záujem | Zodpovedný človek potvrdí rozsah a termín |
K presunu určte udalosť, vlastníka a ďalšiu úlohu
Pri každej fáze si odpovedzte, čo musí nastať, aby karta mohla pokračovať. Vytvorené PDF ešte nepotvrdzuje odoslanie zákazníkovi. Odoslaná ponuka zase nie je prijatá ponuka. Tieto udalosti rozlišujte aj vtedy, keď ich v menšej firme vykonáva ten istý človek.
Určte vlastníka prípadu a najbližšiu úlohu. Fáza „čakáme na zákazníka“ potrebuje termín kontroly, inak z nej môže vzniknúť trvalé odkladisko. Kolega pri prevzatí uvidí, čo je otvorené, kto sa má ozvať a na ktorý dokument nadviazať.
Výsledok ponuky oddeľte od platby a vykonanej práce
Pri prijatí alebo odmietnutí ponuky zaznamenajte dostupný podklad a dátum. Ak zákazník uviedol dôvod, uložte ho vecne. Keď dôvod nepoznáte, nechajte ho neznámy. Presnejší report vzniká z poctivého zápisu, nie z povinného dopĺňania odhadov.
Vo FlowMatic sa výsledok ponuky zaznamenáva samostatne a správca potvrdzuje zodpovedajúcu zmenu fázy dopytu. Na ukážke si nechajte predviesť aj návrat k súvisiacim úlohám. Prijatie ponuky neoznačujte ako úhradu alebo dokončenie služby, ak sa ešte nestali.
Pri týždennom prehľade hľadajte chýbajúci krok
Prejdite otvorené prípady a pri každom skontrolujte vlastníka, posledný podstatný zápis a termín úlohy. Osobitne si všimnite dopyty bez podkladov a ponuky bez plánovaného kontaktu. Spoločný prehľad má viesť ku konkrétnemu rozhodnutiu, napríklad doplniť zadanie alebo uzavrieť neaktuálny prípad.
Ak chcete sledovať úspešnosť, dohodnite si, čo vstupuje do počtu vyhraných a prehratých prípadov a za aké obdobie. Súčet otvorených ponúk je hodnota rozpracovaných možností, nie prijatý príjem. Začnite spoľahlivými stavmi a dátumami, až potom nad nimi stavajte vlastné vyhodnotenie.
- Má každý otvorený dopyt vlastníka?
- Vieme pomenovať najbližšiu úlohu?
- Je jej termín stále aktuálny?
- Zodpovedá fáza poslednej známej udalosti?
- Nezostal v pipeline už uzavretý prípad?
