Rezervácie
Plánovanie kapacít a rezervácií: služba, pracovník a voľný termín
Voľné miesto v kalendári ešte nemusí znamenať dostupnú kapacitu. Pri rezervácii skontrolujte službu, pracovníka, dĺžku práce a potrebný priestor alebo vybavenie. Plánovanie kapacít má spojiť tieto podmienky do termínu, ktorý vie prevádzka skutočne dodržať.
Pomenujte všetko, čo rezervácia potrebuje
Začnite službami, ktoré zákazník vie objednať alebo si na ne dohodnúť termín. Pri každej zapíšte obvyklé trvanie, kto ju môže vykonať a čo k nej potrebuje. Dve služby môžu mať dostupných dvoch pracovníkov, ale súčasne potrebovať tú istú miestnosť alebo prístroj.
Ilustračný príklad: malé štúdio má dve pracovníčky a jednu miestnosť na konkrétny typ služby. Paralelné termíny sú možné iba vtedy, keď sa ich požiadavky nebijú. Pred výberom rezervačného nástroja si túto situáciu načrtnite a na ukážke overte, ako sa rieši.
| Oblasť | Čo si pripraviť |
|---|---|
| Služba | Názov, dĺžka a prípadné varianty |
| Pracovník | Kvalifikácia na službu, pracovný čas, prestávky |
| Priestor alebo vybavenie | Čo sa počas služby nedá používať súčasne |
| Čas navyše | Príprava, upratanie alebo presun |
| Výnimky | Neprítomnosť, údržba, sviatky a jednorazová zmena |
Oddeľte trvanie služby od potrebného času v prevádzke
Služba, ktorú zákazník vníma ako hodinovú, môže vyžadovať prípravu pred začiatkom alebo upratanie po skončení. Pri návštevách mimo prevádzky treba myslieť aj na presun. Určte, kde sa tento čas v evidencii objaví a kto ho pri dohadovaní termínu skontroluje.
Nepreberajte rovnakú dĺžku pre odlišné varianty služby len preto, že je to jednoduchšie na nastavenie. Ak diagnostika trvá inak než realizácia, rozlíšte ich. Zákazník má pri potvrdení vedieť, na čo presne si termín rezervoval.
Nastavte pracovný týždeň aj výnimky
Základná dostupnosť vychádza z pracovného času konkrétnych ľudí. Doplňte prestávky, neprítomnosť a dni, počas ktorých sa služba neposkytuje. Ak meníte pracovný čas, skontrolujte aj už dohodnuté termíny. Nové pravidlo nemusí automaticky vyriešiť staršie záväzky.
Pred spustením otestujte hraničné situácie: posledný možný termín dňa, rezerváciu cez prestávku a súbeh dvoch služieb. Pri spoločnom vybavení overte, či ho nástroj vie priamo blokovať alebo potrebujete dohodnuté manuálne pravidlo. Rozsah funkcií závisí od konkrétneho nastavenia.
Pri presune zachovajte zákazníka aj zodpovednosť
Zmena termínu by mala viesť ku kontrole novej dostupnosti, nie iba k prepísaniu dátumu. Overte pracovníka, službu a prípadné prepojenie na dopyt. Zaznamenajte, kto zmenu vybavil a ako bol zákazník informovaný.
Pri opakovaných termínoch si najprv vyjasnite, či meníte jedinú návštevu alebo celú sériu. Skontrolujte výsledok v kalendári a starý termín uvoľnite podľa skutočného stavu. Odoslanú pripomienku, potvrdenie zákazníka a samotnú návštevu rozlišujte v evidencii.
- Nový čas vyhovuje službe aj pracovníkovi.
- Potrebný priestor a vybavenie sú dostupné.
- Pôvodný termín má správny stav.
- Zákazník vie o zmene.
- Súvisiaci dopyt a úloha nezostali na starom dátume.
Najprv overte interný kalendár, potom pridajte webové rezervácie
Pred verejným objednávaním nechajte tím spracovať niekoľko bežných aj zmenených termínov. Dohodnite, kto spravuje dostupnosť a kto môže rezerváciu presúvať. Jedno spoločné pravidlo je dôležité najmä vtedy, keď požiadavky prichádzajú telefonicky aj cez web.
Rezervačný modul FlowMatic pracuje so službami, pracovníkmi, kapacitami a termínmi. Webový formulár a zákaznícke pripomienky sú samostatné nastavenia, ktoré si treba potvrdiť. Na ukážku prineste svoj bežný pracovný týždeň a príklad kolízie; zistíte, čo pokryje štandardná zostava a čo potrebuje osobitné riešenie.
